Spara tid och kvalitetssäkra er kommunikation – med e-postmallar och utdrag

Om man jobbar inom försäljning eller kundvård tenderar man att upprepa sig själv en hel del under en arbetsvecka. Det är ungefär samma information som ska kommuniceras, ungefär samma frågor som ska bevaras – om och om igen. Då kan det vara skönt att använda sig av olika typer av förskrivna texter.

Från företagets perspektiv kan det också handla om att säkerställa att helt korrekt och samstämmig information kommuniceras för att undvika risken för missförstånd eller att man avviker från avtalade villkor. Oavsett anledning kan något så enkelt som e-postmallar och förskrivna textsnuttar vara en nästan oumbärlig resurs.

Sluta att använda mejlsignaturer som e-postmallar

När det kommer till e-postmallar finns det en hel del företag som har man som vana att använda sig av mejlsignaturer i Outlook för detta, men för den som har ett kompetent CRM-system på plats kan detta ofta göras mycket enklare.

Många CRM har nämligen E-postmallar som en funktion, där man dessutom kan använda sig av olika typer av platshållare och dynamisk text som automatiskt hämtar information från systemet innan mejlet skickas iväg. Det vanligaste exemplet på detta är förstås att hämta förnamnet på det som mejlet är adresserat till, men detta går att använda i mängder av variationer.

För den som vill effektivisera ytterligare finns dessutom möjlighet att skicka ut sina e-postmallar automatiskt med hjälp av säljsekvenser – läs mer om det i denna artikel.

Textsnuttar – "snippets" / "canned responses"

I det fallet som det inte handlar om ett helt e-postmeddelande som ska skickas, utan snarare ett kortare textstycke (eller långt, för den delen), finns även detta stöd för. Denna funktion brukar ofta kallas för Snippets eller Canned responses och handlar helt enkelt om förskriven text som ej är utformat som ett helt epostmeddelande.

Detta kan röra sig om ett förskrivet svar på en vanlig fråga, en exakt formulerad beskrivning av företagets villkor eller bara en riktigt bra formulerad säljtext. “Snippets” eller “Canned responses” kan sedan användas i en mängd olika sammanhang, som i en chatt, en intern anteckning eller såklart i ett e-postmeddelande.

Vikten av tillgänglighet

En sak som inte sällan är en utmaning när man ska jobba med epostmallar och förskrivna textsnuttar är att de ibland inte är tillgängliga där man behöver dem. Inte sällan går de bara att komma åt via just CRM-systemet och om man då mest jobbar i Outlook sparar man inte alls speciellt mycket tid om man behöver hoppas över till CRM-systemet för att komma åt det man behöver. Kanske är det just därför många använder sig av mejlsignaturer i Outlook.

Det finns dock CRM-system som löst detta genom att erbjuda ett tillägg till Outlook från vilken man gör epostmallarna och textsnuttarna tillgängliga med en knapptryckning, något som sparar både tid och frustration. Ett exempel på ett sådant är HubSpot, som dessutom inkluderar dessa funktion redan i sin gratislicens, även om antalet e-postmallar och Snippets i just den licensen är begränsat.

Andra har också läst: