Vad är BI? Och varför behöver ni ett BI-verktyg?

BI står för Business Intelligence och omnämns ibland också som Beslutsstöd på svenska, något som också är en ganska bra sammanfattning av vad BI egentligen används till. BI handlar helt enkelt om att använda data för att skapa insikter i hur verksamheten mår och fungerar för att skapa kontroll och förenkla beslutsfattande.

Vad är ett BI-verktyg?

I begreppet BI innefattas inhämtning av data, visualisering (tex genom olika grafer och diagram) samt analys. Ett BI-verktyg är således ett verktyg som kan hjälpa till med alla dessa delar. Några exempel på populära BI-verktyg är till exempel Tableau, QlikView och PowerBI. Många affärsystem erbjuder också ofta BI-funktionalitet för att visualisera och analysera data inom verktyget, både via helt integrerade funktioner eller olika typer av tilläggsmoduler.

Fördelarna med integrerat Beslutsstöd

Fördelarna med att använda det integrerade beslutsstödet i ert affärsystem är såklart att det just är integrerat. All data finns där redan, vilket gör att startsträckan ofta är mycket kort och kostnaden för att komma igång ofta är lägre än om man ska använda ett externt system. I många fall finns också färdiga rapporter och dashboards som man kan ha stor nytta av.

Samtidigt brukar också ofta dessa integrerade verktyg vara väldigt begränsande för den som vill följa upp vissa verksamhetsspecifika nyckeltal eller göra fördjupade och anpassade rapporter där data från flera källor körs mot varandra eller analyseras efter egendefinierade regler.

Fördelarna med ett specialiserat BI-verktyg

Att införa ett separat och mer ändamålsenligt BI-verktyg brukar ofta kosta lite mer än de lösningar som systemutvecklarna erbjuder i sin plattform, men fördelarna med att ha ett mer specialiserat BI-verktyg är samtidigt många. Dels så brukar det vara betydligt lättare att koppla samman ett specialiserat BI-verktyg med fler olika datakällor för att kunna analysera data från till exempel sitt affärsystem med data från sitt CRM, produktionsplaneringsverktyg eller från maskinerna på fabriksgolvet.

De mer specialiserade BI-verktygen innehåller också betydligt fler funktioner och därmed större möjligheter för dataanalys, både när det kommer till att bryta ned siffor och analysera bakomliggande information samt när det kommer till att skapa olika typer av egna rapporter och dashboards.

En annan fördel med de mer specialiserade verktygen är att de också ofta har god funktionalitet för att dela informationen genom till exempel distribution av rapporter. Många använder till exempel sina BI-verktyg för att automatiskt skicka ut en anpassad rapport med era specifika nyckeltal inför ett möte, för att möjliggöra för deltagarna att ta del av informationen på förhand, undersöka bakomliggande data och lämna sina kommentarer.

En prisvärd lösning

Ovan i denna artikel nämns att ett externt och mer specialiserat BI-verktyg ofta kostar mer än alternativet, men det är faktiskt inte alltid sant. Flera av dessa verktyg erbjuder nämligen en skalbar prismodell där väldigt mycket funktionalitet också erbjuds redan i de billigaste licenserna. Dessutom är de ofta väldigt användarvänliga och för den som har vana av att jobba i till exempel Excel brukar startsträckan ofta vara kort.

Det som ofta medför den största kostnaden är att komma åt datat. Somliga löser detta genom att göra manuella exporter av Excel- och CSV-filer som läses in i BI-verktyget för analys, men för den som vill arbeta med realtidsdata eller ha en mer underhållsfri lösning behöver såklart hitta ett sätt att automatiskt extrahera informationen från de olika datakällorna, till exempel affärssystemets databas.

Detta kräver ofta att man anlitar en specialist, vilket såklart medför en kostnad, men som ändå inte behöver bli allt för dyr. Framför allt om systemet som datat ska hämtas från har ett så kallat API (Application Program Interface), som är ett slags protokoll som används för att förenkla kommunikation mellan olika system, något som ofta möjliggör för en smidig koppling mellan dina datakällor och BI-system.

Så hur kan just ni använda BI för att skapa nya insikter och förbättra ert beslutsfattande? Mer om det nedan

Andra har också läst: