4 saker ni bör fråga er själva om ni överväger RPA

Även om RPA verkar vara en skänk från ovan till alla ledare och affärsutvecklare så passar lösningen inte alla och det kan bli en dyr investering om det inte görs på rätt sätt. Det finns alltså ett antal aspekter man bör ta hänsyn till när man börjar titta på en RPA-lösning och i denna artikel har vi därför sammanställt fyra saker ni bör fråga er själva om ni överväger RPA.

Fördelarna med Robot Process Automation (RPA) är att det kan automatisera manuella och repetitiva processer, samtidigt som kostnaderna hålls låga och tid frigörs från din personal som de kan använda till mer meningsfullt och effektfullt arbete.

Rätt tillämpad kan RPA vara en fantastisk tillgång, men i fel lägen kan det medföra både stora kostnader och nya felkällor. Dagens RPA-lösningar utgår nämligen främst från UI, dvs användargränssnittet. Det innebär att en RPA-lösning är beroende av de grafiska gränssnitten i alla de system som det interagerar med och om något ändras kan RPA-lösningen sluta att fungera och ni tvingas lägga tid och även pengar på att lokalisera och åtgärda problemet.

RPA – en sista utväg(?)

Det är alltså viktigt att använda RPA på rätt sätt och för att automatisera rätt typ av processer, lite förenklat kan man se RPA som en sista utväg att ta till när alla andra sätt att automatisera processen uteslutits.

Följande frågor kan också vara bra att ställa sig själv om man överväger RPA:

1. Kan ni effektivisera den här processen på annat sätt?

2. Kommer processen förändras inom den närmsta tiden?

3. Kan ni integrera systemen på något sätt?

4. Har ni kontroll över alla de system som er tilltänkta RPA-lösning ska interagera med, eller kan de uppdateras utan er vetskap?

Om svaret på samtliga frågor ovan är nej kan RPA vara rätt lösning, samtidigt innebär det ofta en stor investering, inte minst mindre eller medelstora företag, och som alltid behöver man väga kostnaderna och riskerna mot nyttan. Nyttan behöver dock inte alltid handla om kostnadsbesparingar, utan också innefatta andra fördelar som till exempel att minska personberoendet eller bli av med den mänskliga faktorn.

Robottränarens roll

Därför kan alltså RPA vara helt rätt lösning för er även om ni svarat ja på någon eller flera av frågorna ovan. När man implementerar en RPA-lösning utbildar man nämligen ofta sin egna personal i att underhålla roboten, den rollen brukar ofta kallas Robottränare och innebär alltså att man själv ofta kan anpassa, eller “lära om”, roboten om förutsättningarna för den skulle förändras.

Detta betyder alltså att man inte behöver ta in en konsult varje gång roboten slutar fungera, men innebär såklart samtidigt tillkommande administration som behöver vägas mot nyttan och kan dessutom skapa nya personberoenden om man endast har en enstaka eller ett fåtal “robottränare”.

Andra sätt att automatisera processer

Utöver RPA finns det såklart också flera sätt att effektivisera – och automatisera – sina processer. Om inte RPA känns helt rätt för er kan det därför vara klokt att se till att ha utrett andra möjliga alternativ innan ni tar kontakt med en leverantör för att beställa er robot. I det arbetet kan man då ofta ha nytta av en oberoende rådgivare som känner till vilka olika lösningar som finns att tillgå och utefter era specifika behov och förutsättningar kan hjälpa er att hitta rätt lösning just för er.

Läs också:

5 sätt att automatisera sina processer

Allt för många av oss lägger en stor del av sin arbetsdag på tråkiga och repetitiva uppgifter. Uppgifter som inte sällan är ganska enkla i sin natur men som samtidigt kan innebära stora följder om något utförs fel.

Många utav dessa uppgifter kan idag utföras enklare eller helt automatiskt, ibland kan till och med hela processer automatiseras, allt tack vara förhållandevis enkla lösningar som de allra flesta har tillgång till oavsett vilka förutsättningar man har i form av existerande systemstöd eller mer eller mindre komplicerade processer.