Vad är grejen med Microsoft Teams?
De allra flesta har vid det här laget varit i kontakt med Microsoft Teams på något sätt. Man har kanske deltagit på något videomöte, har använt det för att chatta eller delar filer med en kollega eller samarbetspartner.
Men kanske har man samtidigt missat mycket av det där andra som Microsoft Teams faktiskt möjliggör och som samtidigt gör Teams till ett mycket användbart verktyg för den som vill digitalisera sin verksamhet.
Dessa saker ska vi försöka beskriva i denna artikel.
Så vad är egentligen grejen med Microsoft Teams?
Låt oss börja med vad Teams egentligen är – och inte är. Microsoft Teams är ett verktyg för att möjliggöra och underlätta samarbete. Teams lanserades redan under 2017 och ersatte Skype For Business (tidigare kallat Microsoft Lync) som var verktyg för att chatt och videosamtal samt -konferens, men att det sedermera ersatte Skype For Business säger ändå ganska lite om vad Teams egentligen är.
Microsoft Teams innehåller nämligen betydligt mer än bara möjlighet att skicka snabbmeddelanden och ringa videosamtal. Det är alltså inte någon rak ersättare till Skype For Business och inte heller att likställa med Zoom, som ju är ett verktyg endast för att genomföra videosamtal och videokonferenser.
Istället är Microsoft Teams alltså både ett kommunikations- och samarbetsverktyg. Teams kan fundera som ert intranät, er fillagringsyta, ert chatverktyg och er videokonferenslösning – allt koncentrerat till ett och samma verktyg, som dessutom fungerar lika bra på dator, surfplatta och mobiltelefon.
Microsoft Teams – ert digitala nav
Microsoft själva beskriver Teams som “The hub for teamwork”, på Cedeo brukar vi kalla det för “verksamhetens digitala nav”. Tanken från Microsoft är nämligen att allt arbete ska kunna utgå från Teams och att det ska knyta samman alla de verktyg och resurser som du och dina medarbetare använder i sin vardag.
De olika “teamen” och “kanalerna” som man bygger sitt användande i Teams kring ska alltså inte bara vara ett sätt att dela upp användarna för att de enkelt ska kunna dela filer och chatta med varandra. Istället ska dessa anpassas för att på ett smidigt sätt ge användarna tillgång till all den information och alla de verktyg som de använder i sin vardag.
Koppla ihop Teams med andra verktyg och resurser
Det som är grejen med Microsoft Teams och som gör det till ett så användbart verktyg för samarbete är alltså möjligheten att koppla ihop det med andra system och resurser och bygga det där digitala navet i ert verksamhet.
Detta kan till exempel vara organisationens filbibliotek, ert intranät eller kvalitetssystem, eller andra delar ur Microsoft 365 så som tex Planner eller ett gemensamt Excel-ark som är ett viktigt verktyg för användarna i det specifika teamet.
“Endast fantasin (fast ibland även vissa föråldrade system) sätter gränserna”
Det som verkligen gör Teams kraftfullt är dock möjligheten att koppla ihop det med andra verktyg utanför “Microsoft-världen”, dessutom är det enkelt! Det finns mängder med färdiga kopplingar till olika tjänster och verktyg och för de tjänster som inte har en färdig koppling kan man ofta “göra kopplingen själv” genom att lägga till en webbplats-flik för att till exempel koppla ihop med ett annat verktyg som körs i webbläsaren (på Cedeo har vi till exempel kopplat ihop vissa team med olika delar i vårt CRM-system på detta sätt).
På så sätt som ni kan använda för att se till så att era användare har tillgång till allt det de använder i sin vardag. Det enda som fortfarande kan vara svårt att koppla ihop med är vissa äldre system samt andra verktyg och tjänster som kommer med specifika förutsättningar.
Riskerna med Microsoft Teams
Microsoft Teams är designat för att underlätta för alla användare att vara med och bidra till en levande plattform. Det gör att Teams är enkelt att komma igång med, men risken med detta är samtidigt att organisationen snabbt kan tappa kontrollen om användarna börjar bygga en egen struktur med bolagets data.
Därför är det viktigt att i ett tidigt skede tidigt ta kontrollen över plattformen, bygga en struktur anpassad efter verksamhetens behov och förutsättningar och gemensamt bestämma hur Teams ska för att hela organisationen ska få ut maximal nytta av verktyget
Andra har också läst:
Vad är Microsoft Viva?
Microsoft Viva är ett verktyg framtaget för att förenkla det nya arbetslivet där arbete och privatliv på många sätt flutit samman och medarbetarna ofta är utspridda över olika platser.
Dags att ta kontrollen över er digitala arbetsplats?
Läs mer om hur Cedeo kan hjälpa er välfungerande digital arbetsplats, fri från stress och full av möjligheter