Den mobila arbetsplatsen – förutsättningar och utmaningar

I dessa tider är en mobil IT-miljö nästan helt oumbärlig för att en verksamhet ska kunna fungera. Medarbetarna behöver kunna jobba hemifrån samt från andra platser än den ordinarie men många kämpar fortfarande för att ge sina användare samma förutsättningar oavsett vart de befinner sig.

Så hur skapar man egentligen en mobil arbetsplats åt sina medarbetare, vilka möjligheter finns och vilka är de stora utmaningarna? I denna text ska vi försöka att reda ut detta.

Om man delar upp företagets IT-miljö i Hårdvara och Anslutning, Datalagring och Applikationer samt Säkerhet så innebär de två förstnämnda sällan några problem. Bärbara datorer och mobiltelefoner är sedan årtionden tillbaka i var mans ägo, hemma har de flesta en fiberanslutning och ända sedan 4G lanserades har dataöverföring i hög hastighet varit möjlig även för den som befinner sig på andra platser och när nu även 5G lanserats är anslutningsproblem och långsam dataöverföring antagligen en minne blott.

PROGRAMVARORNA OCH FILERNA ÄR DE VANLIGASTE PROBLEMEN

Istället är det filerna och applikationerna som sätter begränsningarna. När det kommer till applikationerna kan förutsättningarna vara vitt skilda beroende på vilka programvaror man använder. Många programvaruutvecklare erbjuder idag olika typer av “moln-” eller SaaS-lösningar, medan andra utvecklare fortfarande ligger långt efter. Det finns också många organisationer som av olika skäl fortfarande använder tidigare versioner av programvaror, vilket försvårar en fullt mobil IT-miljö.

Även om programvaruutvecklaren inte erbjuder SaaS eller om programvaran ni behöver använda är av en äldre version finns dock olika lösningar för att öka mobiliteten i IT-miljön.

DET FRUKTADE OCH HYLLADE FJÄRRSKRIVBORDET

Den vanligaste är det traditionella fjärrskrivbordet (ibland kallas det också VDI, men för användaren är det ofta det samma). I en VDI-/fjärrskrivbordslösning görs alla företagets filer och applikationer tillgängliga i någon som för användaren upplevs som ”en dator i datorn”, som fjärrstyrs av användaren.

För organisationen innebär lösningen ofta mängder med stordriftsfördelar, underhållskostnaderna är ofta förhållandevis låga då lösningen ofta består av endast ett fåtal servrar. Lösningen kan med ganska enkla grepp också göras väldigt driftsäker och även dataskyddet är förhållandevis högt då användarnas enheter aldrig behöver flytta företagets data från den centrala infrastrukturen när det behandlas. Då lösningen inte heller ställer så högra krav på klienthårdvaran kan användarna ofta klara sig på enklare datorer och i vissa fall även så kallade ”tunna klienter”, vilket gör lösningen väldigt kostnadseffektiv, speciellt för större företag som kan dra större nytta av de investeringar som krävs i den centrala serverinfrastrukturen.

För användaren är dock upplevelsen ofta en annan, även om lösningen ofta fungerar förhållandevis bra vid distansarbete är det samtidigt så att det med fjärrskrivbordet ständigt handlar om att jobba på distans. Problem att logga in, anslutningar som bryts, fönster som låser sig och svårigheter att få kontakt med lokalt anslutna enheter som skrivare och bankID är därför vanliga problem – även om anslutningen till fjärrskrivbordsservern är snabb och stabil. Lösningen är också ofta väldigt nedlåst och användarna ges sällan några större möjligheter att anpassa sin lösning, och då den ständigt kräver en stabil interuppkoppling för att fungera ger den små möjligheter till flexibelt arbete.

Fjärrskrivbord och VDI:er innebär också stora problem vid arbete i mer grafiktunga programvaror så som bildbehandlingsprogram eller CAD, och även om tekniken här gått framåt på senare år så kan fjärrskrivbordslösningarna aldrig mäta sig med lösningar som drar mer nytta av den lokala datorn.

Utöver de rena fjärrskrivborden finns också varianter på detta där bara själva applikationen publiceras via ett fjärrfönster men användaren i övrigt jobbar på den egna datorn, men även detta medför ofta likande utmaningar för användaren.

Allt sammantaget är fjärrskrivbordet en ganska dålig och omodern IT-miljö, som tack och lov är på utdöende. Användarnas krav på större flexibilitet har tvingat fram nya modernare lösningar som kombinerar en god användarupplevelse med en hög driftsäkerhet, utan att kosta allt för mycket.

DEN STORA ”FILREVOLUTIONEN”

Den andra utmaningen för den som vill skapa en mobil IT-miljö har länge varit filerna, men även här har tekniken gått rejält framåt de senaste åren. Sedan många år tillbaka har de olika molnlösningar för fildelning och fillagring erbjudit en väldigt bra användarupplevelse, tjänsterna har fungerat nästan oavsett vilken enhet man använder och synkningen har varit tillförlitlig, vilket gett goda förutsättningar att jobba mobilt.  

Samtidigt har organisationer med stora filbibliotek ändå haft svårt att helt släppa mer traditionella lösningar och helt gå över till en molnlagring, i alla fall utan att använda olika typer av ”workarounds”. Anledningen har varit de utmaningar som följer när man har ett filbibliotek som är större än man har diskutrymme på datorn. De flesta användarna vill kunna nå sina filer i utforskaren och slippa öppna en webbläsare för att komma åt sina filer, men när dators lagringsvolym är mindre är filbiblioteket är det såklart inte möjligt. Detta har inneburit att man istället behöver välja ut ett antal mappar eller siter som inte ska synkas och på så sätt inte ha dessa tillgängliga på samma smidiga sätt. Men inte heller detta är längre ett problem.

Sedan flera år tillbaka (hösten 2017 närmare bestämt) finns nämligen lösningen på detta, det var nämligen då Microsoft man släppte Files On-Demand och samtidigt tog ytterligare ett stort steg mot att helt kunna ersätta den traditionella filservern. Files On-Demand är en funktion i Windows 10 som gör att du kommer åt alla dina filer i OneDrive For Business och SharePoint Online via utforskaren på din dator, utan att de tar upp utrymme på din lokala disk. Motsvarande funktion finns numera även i DropBox och Google Drive, vilket innebär att man kan använda sin molnlagring som en traditionell filserver, utan att behöva synka hela företagets filbibliotek. För att komma åt filerna behöver du såklart vara ansluten till internet, men du kan också välja att alltid ha en synkad kopia av en fil eller mapp på din dator, för att möjliggöra offlinearbete. På så sätt kan alltså även organisationer med väldigt stora filbibliotek göra sina filer nåbara via utforskaren på datorn, oavsett vart man befinner sig.

Dessa lösningar innebär ju dessutom inte bara en mer mobil lösning utan också ofta en rejäl kostnadssänkning mot att ha en traditionell filserver, dels för att molntjänsterna erbjuder väldigt billig lagring, men främst för att man slipper en server att underhålla.

AVVÄGNINGEN MELLAN MOBILITET OCH DATASKYDD

Detta för oss alltså till den sista kategorin, nämligen säkerheten. Att föra ut all företagets information och lägga det i en molntjänst kan såklart upplevas som ett mycket svårt beslut. Det ställer också nya krav på organisationens IT-skydd som måste anpassas efter de nya förutsättningarna. Samtidigt kan det faktiskt vara säkrare att erbjuda en mobil IT-lösning än att inte göra det, oavsett hur ens IT-skydd ser ut.

Riskerna med att inte göra det är ju nämligen – förutom lägre produktivitet och risken att skapa frustration hos användarna – att användarna tar saken i egna händer för att möjliggöra arbete från annan plats än kontoret. En fil som inte är möjlig att nå utifrån riskerar till exempel att kopieras, vilket inte bara innebär att företaget tappar kontrollen över sitt data utan dessutom innebär att flera versioner av samma fil finns i omlopp.

Men det finns också mängder med moderna IT-säkerhetslösningar som kan tillmötesgå de nya kraven, ofta är dessa säkerhetslösningar inkluderade i molnlagringen eller kan läggas till mot en tillkommande kostnad. Man måste också fråga sig själv om det verkligen är rimligt att ens egna lagringslösning är mer säker än till exempel Googles eller Microsofts motsvarighet, företag som årligen investerar hundratals miljoner i att öka säkerheten i sina respektive tjänster.

Nya lösningar för förenklat distansarbete

Utöver ovan har vi under senaste tiden också lärt oss nya sätt att kommunicera digitalt, många möten genomförs numera via video och epost har ofta bytts ut mot snabbmeddelanden. De flesta organisationer använder numera någon slags samarbetsplattform som Teams eller Slack som förenklar distansarbete genom att inte bara vara en kommunikationsplattform utan också ett nav som knyter samman de olika delarna i organisationens IT-miljö och därför kan fungera både som en slags portal och intranät för användarna.

DET MESTA GÅR NUMERA ATT LÖSA

För att summera kan konstatera att det finns väldigt få riktiga hinder kvar för de organisationer som vill erbjuda en mobil IT-lösning till sina användare. Flera saker som för bara några år sedan kändes som nästan oöverstigliga barriärer har inte funnit sin lösning. Lösningarna behöver inte heller vara dyra, tvärt om så är det betydligt oftare som man når kostnadssänkningar genom att modernisera sin IT-miljö. Dessutom finns det såklart mängder med mervärden med att modernisera, där nöjdare och mer produktiva medarbetare bara är några få exempel.

Läs också:

5 sätt att automatisera sina processer

Allt för många av oss lägger en stor del av sin arbetsdag på tråkiga och repetitiva uppgifter. Uppgifter som inte sällan är ganska enkla i sin natur men som samtidigt kan innebära stora följder om något utförs fel.

Många utav dessa uppgifter kan idag utföras enklare eller helt automatiskt, ibland kan till och med hela processer automatiseras, allt tack vara förhållandevis enkla lösningar som de allra flesta har tillgång till oavsett vilka förutsättningar man har i form av existerande systemstöd eller mer eller mindre komplicerade processer.

Andra har också läst:

Välj rätt lösning för att effektivisera processerna

Effektivisering av processer är ofta det som anges som den huvudsakliga målsättningen i företag och organisationers digitaliseringsarbete. Möjligheterna till effektivisering genom digitalisering är också stora, för att inte säga enorma.

Nya tekniker, digitala verktyg och funktionalitet inom existerande lösningar lanseras också ständigt vilket gör att det ofta finns stor förbättringspotential, även de som redan genomfört stora effektiviseringar.